Ze względów praktycznych należy pamiętać o rozróżnieniu pomiędzy pojęciem „siedziby” spółki, a jej „adresem”, ponieważ nie są to pojęcia tożsame. Do zmiany siedziby spółki konieczna jest zmiana umowy spółki (a więc co do zasady konieczna jest forma aktu notarialnego), zaś jeżeli zmieniamy tylko adres (w ramach tej samej siedziby), wystarczy do tego uchwała zarządu.
Siedzibą spółki jest określona miejscowość, i wynika to z art. 41 kodeksu cywilnego w zw. z art. 2 ksh. Natomiast adresem jest skonkretyzowanie lokalizacji w ramach samej siedziby (miejscowości).
Innymi słowy, gdy dokonujemy zmiany siedziby (miejscowości), to konieczna jest zmiana umowy spółki (art. 157 §1 pkt 1 ksh wymaga wskazania jako obowiązkowy element umowy spółki określenie siedziby, a nie adresu). W typowej sytuacji, gdy spółka z o.o. została utworzona w normalnym trybie (w drodze aktu notarialnego), do samej zmiany umowy spółki także konieczna jest forma aktu notarialnego, pamiętajmy przy tym, że zgodnie z art. 255 §1 ksh zmiana umowy spółki skuteczna jest nie od momentu sporządzenia aktu notarialnego, a dopiero od momentu wpisu (tzw. wpis konstytutywny).
Zmiana siedziby nie wymaga wizyty u notariusza tylko w sytuacji, w której spółkę utworzono przy użyciu wzorca umowy, czyli przez system S24 (i nie zmieniano jej później w sposób tradycyjny, zgodnie z treścią art. 4 §1 pkt 15 ksh), wtedy umowę spółki także można zmienić za pośrednictwem systemu S24, bez udziału notariusza.
Natomiast sama zmiana adresu w ramach tej samej miejscowości wywołuje skutek od chwili wynikającej z uchwały zarządu o zmianę adresu (tzw. wpis deklaratywny), przy czym także musimy zgłosić ją do KRS.
